یعد وجود ایمیل رسمي خاص بشركتك من أفضل الوسائل التي تمثل حلقة اتصال بین
شركتك والشركات الأخرى أو بین الأفراد التي تتعامل معها، حیث یعد الأداة الأكثر
احترافیة بین الموظفین في الشركات، كما یجعل البیانات أكثر أمانا للشركة، مما
یؤدي إلى زیادة المصداقیة في العمل بالنسبة للشركة، لذلك له أهمیة وشأن بالنسبة
لأصحاب الأعمال. سوف نتناول في هذا المقال معلومات هامة تساعدك في انشاء
ایمیل ممیز لشركتك.
بعض النصائح الهامة لكتابة ایمیل احترافي
یختلف استخدام الایمیل عن غیره من طرق التواصل الأخرى في أنه یتم استخدامه في
الأغلب في الأوساط المهنیة، مما یجعل كتابته أو صیاغته أمرا صعبا. سوف نقوم بعرض
بعض النصائح تمكنك من كتابته بسهولة تتمثل تلك النصائح في:-
● اختر عنوانا جیدا:- من خلال كتابة عنوان جید في بدایة رسالتك، سوف تلخص ما یتم
ذكره بعد ذلك، تعمل على جذب انتباه مستلم الرسالة. عند كتابة عنوان الایمیل احرص
على عدم ترك خانة العنوان فارغة، واختر الكلمات الرئیسیة المناسبة التي تعبر عن
محتوى رسالتك.
● اجعل رسالتك واضحة ومختصرة:- استخدم رسائل موجزة ذات صلة، وفي حال
اضطررت لكتابة ایمیل یتضمن محاور وأفكار استخدم جمل مختصرة، ولا تدمج
الأفكار في فقرة واحدة.
● اكتب بأسلوب لبق:- احرص دائما على استخدام أسلوب لبق في الرسائل الالكترونیة،
لأن أسلوبك في كتابة الرسائل یعبر عن كفاءتك المهنیة وشخصیتك.
● تأكد من خلو الرسالة من الأخطاء:- قبل قیامك بإرسال الرسالة، لابد من مراجعة
بریدك الالكتروني بحثا عن الأخطاء. خلو الرسالة من الأخطاء یعبر عن المستوى
الإحترافي في الكتابة.
كیفیة تحسین البرید الوارد في جي سوت (G Suite)
1- احرص على جعل البرید الوارد نظیفا:- یمكنك عمل فلتر لحذف بریدك أو منع وصول
الرسائل غیر المرغوب فیها، أو تقوم بتصنیف الرسائل وتقوم بمنع تواجدها من البرید الوارد
تلقائیا إلى أن تقوم بالاطلاع علیها في وقت آخر، كما یمكنك تفعیل خدمة Gmail بأرشفة
البرید الوارد لتركز على الرسائل المهمة بالنسبة لك.
2– احرص على التركیز على الرسائل المهمة أولا:- للتعامل مع ایمیل ممیز، علیك التركیز
على الرسائل المهمة، ذلك یساعدك في تحسین بریدك الوارد، یساعد البرید الهام في Gmail
بالتركیز على الرسائل المهمة وفصلها عن باقي الرسائل الالكترونیة، بعد ذلك یصبح البرید
الوارد الهام في أفضل توقع للرسائل الهامة.
3- استخدام الردود المكتوبة مسبقا لتوفیر الوقت:- عند قیامك باستخدام رسالة بمحتوى
مماثل وبشكل متكرر، یمكنك استخدام الردود السابقة الجاهزة في Gmail وذلك لعمل رسالة
موحدة لمثل تلك الحالات.
4- توفیر الوقت باستخدام اختصارات لوحة المفاتیح:- إذا كنت ترید العمل بشكل أسرع،
یمكنك تنفیذ العدید من المهام بأقل عدد من النقرات من خلال اختصارات لوحة المفاتیح في
Gmail
هل تعرفت جیدا عن أهم المعلومات التي تساعدك عند البدء في انشاء ایمیل خاص بشركتك؟
هل ترید الانتقال إلى مرحلة التنفیذ لجعل الایمیل ممیز وبخدمات منافسة، ننصحك بالتواصل
معنا “موكوبا” لبدء التنفیذ في أسرع وقت ممكن.